Privacyverklaring Circle Hospitality

Versie: 30 juni 2025

1. Inleiding

Circle Hospitality (“wij”, “ons”, “onze”) respecteert de privacy van alle gebruikers en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving. Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van onze diensten, website en mobiele applicatie.
Door onze diensten te gebruiken en akkoord te gaan met deze privacyverklaring geef je toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens zoals hieronder beschreven.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend gegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze dienstverlening. Dit omvat:

Contactgegevens (zoals naam, e-mailadres en/of telefoonnummer).
Gebruiksgegevens van het platform, de app of website (zoals bezochte pagina’s en klikgedrag).
Technische gegevens (zoals IP-adres, browserinformatie en apparaatgegevens).
Interactiegegevens (zoals inlogdata en sessietijdstempels).

3. Verwerking van gezichtsgegevens (biometrie)

Voor identiteitsverificatie maken wij gebruik van een externe dienstverlener genaamd Veriff OÜ. In dat kader kunnen de volgende gegevens tijdelijk worden verwerkt:

Een foto of video van het gezicht van de gebruiker;
Biometrische sjablonen die daaruit automatisch worden afgeleid door Veriff;

Belangrijke toelichting:

Deze gegevens worden niet opgeslagen of ingezien door Circle Hospitality. De verwerking vindt uitsluitend plaats op de beveiligde infrastructuur van Veriff.
Circle Hospitality ontvangt alleen het resultaat van de verificatie (bijv. geslaagd, gefaald, of een fraudemelding).
De gezichtsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor identiteitsverificatie en fraudepreventie, en niet voor marketing, profilering of AI-training.
Veriff bewaart deze gegevens maximaal drie (3) jaar, tenzij een kortere termijn wettelijk vereist is.
De opslag vindt plaats op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
De gebruiker geeft toestemming voor deze verwerking door het starten van het verificatieproces in de app.

3a. Verwerking van locatiegegevens

Voor een correcte werking van bepaalde functies binnen onze mobiele applicatie (zoals het tonen van relevante diensten in de omgeving of het registreren van aanwezigheid op locatie), kunnen wij locatiegegevens van gebruikers verwerken. Dit omvat onder meer:

GPS- of andere locatiegegevens van je apparaat (indien je toestemming geeft);
Gegevens over locaties waar je de app actief gebruikt.

Belangrijke toelichting:

Locatiegegevens worden alleen verzameld als je hier expliciet toestemming voor hebt gegeven via je apparaatinstellingen of tijdens gebruik van specifieke functies.
Deze gegevens worden enkel gebruikt binnen het kader van onze dienstverlening, zoals locatiegebaseerde toegang, check-ins en het verbeteren van de gebruikerservaring.
Locatiegegevens worden niet gedeeld met derden voor commerciële doeleinden en worden niet gebruikt voor profilering of tracking buiten de app.
Je kunt het delen van je locatie op elk moment uitschakelen via de instellingen van je mobiele apparaat.

4. Doeleinden van gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende gerechtvaardigde doeleinden:

Het technisch functioneren van de website, app en diensten.
Het bieden van toegang tot het platform.
Identiteitsverificatie van gebruikers via gezichtsvergelijking met behulp van Veriff.
Verbetering van de gebruikservaring en optimalisatie van onze diensten.
Communicatie met gebruikers indien noodzakelijk.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5. Rechtsgrondslagen

De verwerking van persoonsgegevens, inclusief gezichtsgegevens, vindt plaats op basis van:

Noodzakelijkheid voor de uitvoering van de overeenkomst (toegang tot en gebruik van het platform).
Ons gerechtvaardigd belang (veiligheid, fraudepreventie, identiteitsverificatie en dienstverlening).
Naleving van wettelijke verplichtingen.
Toestemming van de gebruiker, voor zover vereist (bijv. het starten van de verificatiesessie in de app).

6. Delen van gegevens

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor:

De uitvoering van onze diensten.
Het beheer en onderhoud van onze technische infrastructuur.
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Verwerking via Veriff OÜ

Gezichtsgegevens worden uitsluitend gedeeld met Veriff OÜ, Niine 11, 10414 Tallinn, Estland.
Veriff treedt op als verwerker en verwerkt de gegevens onder strikte instructies van Circle Hospitality in overeenstemming met de AVG.
Circle Hospitality ontvangt géén gezichtsbeelden of biometrische sjablonen en slaat deze ook niet op.

7. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging of enige andere onrechtmatige verwerking.
Onze partner Veriff past bewezen beveiligingsstandaarden toe, waaronder encryptie in rust en tijdens transport, toegangs- en audit-controles en ISO 27001-certificering.

8. Bewaartermijnen

Circle Hospitality bewaart géén gezichtsgegevens.
Veriff bewaart gezichtsgegevens maximaal drie (3) jaar na het verificatieverzoek of korter indien wet- of regelgeving dit vereist, om fraudeonderzoeken en wettelijke verificatie-audits mogelijk te maken.
Overige persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

9. Rechten van betrokkenen

Je hebt de volgende rechten op grond van de AVG:

Recht op inzage.
Recht op correctie.
Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”).
Recht op beperking van de verwerking.
Recht op bezwaar.
Recht op overdraagbaarheid.

Voor verzoeken met betrekking tot gezichtsgegevens zal Circle Hospitality je verzoek doorgeleiden naar Veriff, in lijn met onze verwerkersovereenkomst.

10. Cookies en tracking

Onze website en app maken gebruik van functionele en analytische cookies om de werking te optimaliseren. Tracking-cookies worden uitsluitend geplaatst met jouw uitdrukkelijke toestemming.

11. Wijzigingen

Circle Hospitality kan deze privacyverklaring op elk moment wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website en/of app.

12. Contact

Voor vragen of verzoeken over deze privacyverklaring kun je contact opnemen via:
E-mail: info@circlehospitality.nl